Zatrudnij efektywnego, zwolnij niewydajnego: jak zwolnić pracownika?

Czy wiesz, jak właściwie zwalniać? Poznaj najlepsze strategie wypowiadania umów.

 

Dzięki Twojemu doświadczeniu jako właściciela firmy wiesz, jak ważne jest zatrudnianie personelu pracującego dla Ciebie, a nie przeciw Tobie. Twoja firma zasługuje najlepszych pracowników, którzy znają Twoje cele i wiedzą, jak je osiągnąć - na  sekretarce zaczynając, a na kierowniku działu sprzedaży kończąc. Efektywny proces zarządzania siłą roboczą rozpoczyna się od zapobiegania stratom. Ma ono miejsce dzięki zatrudnianiu odpowiednich ludzi i podnoszeniu ich kwalifikacji tak, aby odpowiadały one standardom firmy. Niestety, czasem współpraca z pracownikiem i tak kończy się wypowiedzeniem. Ważne jest, abyś wiedział, jak go zwolnić i co powinieneś wziąć pod uwagę, zanim to zrobisz. W tworzeniu zespołu, który będzie Cię wspierał w Twoich działaniach, najbardziej liczą trzy pojęcia:

  • zapobieganie
  • przygotowanie
  • wypowiedzenie

 

Zapobieganie

Mówi się, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Jeśli utknąłeś w spirali zatrudniania przeciętnie wydajnych pracowników, zwalnianych później w atmosferze pretensji, Twoją nadzieją i lekarstwem jest właśnie zapobieganie takiemu obrotowi spraw. Stwórz plan działania, który pomoże Ci skupić się na czterech kluczowych elementach:

  1. efektywnym zatrudnianiu
  2. komunikacji
  3. coachingu

Efektywne zatrudnianie zaczyna się w momencie, w którym doceniasz swoich pracowników i rozumiesz, że na sukces firmy pracują nawet ci na najniższym szczeblu. Każde pojedyncze stanowisko powinno być obejmowane w ramach wyjątkowego procesu. Przykładowo, powinieneś rozpocząć od aplikacji i selekcji, w ramach której zawęższysz grono kandydatów, którzy pasują do Twoich celów i strategii. Pamiętaj o kluczowych kompetencjach, których wymaga dane stanowisko. Następny etap to etap oceny, w ramach której wyklarują się najlepsze opcje. Na samym końcu przeprowadź rozmowę kwalifikacyjną, abyś Ty i Twój przyszły pracownik mogli się nawzajem poznać. Dzięki temu, zamiast spotykać się z każdym z kandydatów, poświęcisz swój cenny czas na rozmowę tylko z tymi, którzy najlepiej pasują do danego stanowiska.

Po zatrudnieniu najlepszego kandydata, kluczem staje się komunikacja. Powinna ona obejmować konkretne sugestie dotyczące jego pracy na początkowym etapie, jak i w późniejszym okresie zatrudnienia. Wyraźnie określ jego zadania i obowiązki - tak, aby nie miał on problemu z ich zrozumieniem. To Ty jesteś odpowiedzialny za zapewnienie narzędzi pracy i informacji niezbędnych pracownikowi do wykonywania obowiązków. Komunikacja jest częścią efektywnego zarządzania. A efektywne zarządzanie prowadzi do sukcesu.

Dla każdego z pracowników powinieneś dobrać indywidualną strategię coachingową, która umożliwi jego rozwój. Daj mu możliwość nauki. Pozwól, by zadawał ważne pytania. Miesięczne i kwartalne opinie pomogą w szkoleniu pracownika; krytykuj to, nad czym musi popracować.

 

Przygotowanie

Czasami niestety zdarza się, że nawet najlepszy kandydat nie do końca pasuje do stanowiska. Mimo wszystko, informowanie go o wypowiedzeniu w trakcie przerwy na kawę nie jest najlepszym rozwiązaniem. Aby zwolnienie przebiegło sprawnie i w atmosferze okazanego Ci szacunku, oraz bez zamieszania wokół byłego pracownika, poświęć trochę czasu na przygotowanie wypowiedzenia.

  • Bądź na bieżąco - Upewnij się, że posiadasz wszystkie dokumenty dotyczące Twojego pracownika. Obejmować one powinny raporty na temat jego wydajności i możliwości doskonalenia, które mu zaoferowano. Jeśli przygotowujesz się do zwolnienia pracownika, informacje te pozwolą Ci zachować obiektywizm. Dzięki nim będziesz również w stanie wyjaśnić mu, że wypowiedzenie ma charakter praktyczny, a nie osobisty. Upewnij się, że zebrałeś wszystkie powyższe informacje.  niezbędne dla oceny danej osoby.
  • Zdecyduj o zwolnieniu pracownika - Decyzję o wypowiedzeniu powinieneś podjąć szybko, aby mieć więcej czasu na zebranie myśli i przygotowanie spotkania. Zwolnienie z odpowiednim okresem wypowiedzenia pomoże Ci także znaleźć kogoś, kto wkrótce przejmie stanowisko. Dzięki temu praca w firmie szybko wróci na normalne tory.
  • Określ warunki - Zastanów się, co zaproponujesz swojemu pracownikowi. Czy jesteś skłonny wydać mu referencje? Czy przyznasz mu odprawę? Wybór należy do Ciebie, więc przemyśl go dobrze.
  • Zdecyduj, jak zapełnić wakat - Określenie sposobu, w jaki znajdziesz nowego pracownika, pomoże usprawnić ten proces. Czy stanowisko obejmie ktoś z firmy, czy osoba z zewnątrz? Przygotuj się wcześniej, aby rekrutację rozpocząć zaraz po tym, jak wypowiedzenie wejdzie w życie. Nigdy nie rozpoczynaj rekrutacji, jeśli dany pracownik jeszcze pracuje i nie jest świadomy Twoich planów. Okaż mu szacunek, na który zasługuje.

 

Wypowiedzenie

Jeśli uprzednio się do tego przygotowałeś, czas na ostatni krok: zwolnienie. To, jak to zrobić, można podsumować w czterech pytaniach: gdzie?, kiedy?, jak?, dlaczego?

  • Gdzie: Przemyśl miejsce spotkania ze swoim pracownikiem. Wybierz takie, które oferuje prywatność, na przykład Twoje biuro zamiast jego miejsca pracy. Upewnij się, że jesteście sami i nikt nie przerwie Waszej rozmowy.
  • Kiedy: Na ogół poniedziałkowe popołudnia są najlepszą porą. Unikaj piątku, zaraz przed weekendem. Rozżalenie może sprawić, że pracownik będzie wściekły, szczególnie w okresie soboty i niedzieli. Jeśli pracownik ma wolne, nie dzwoń do niego. W trakcie rozmowy okaż mu szacunek.
  • Jak: Wyrażaj się krótko i na temat, wyraźnie i zwięźle. Nie trać czasu na słowa, które nic nie wnoszą do rozmowy. Poinformuj o wypowiedzeniu, jego okresie i o tym, czego pracownik może oczekiwać.
  • Dlaczego: Po wysłuchaniu tego, co masz mu do powiedzenia, pracownik może zadać to pytanie. Najlepiej skupić się na faktach, ale nie warto przesadzać. Jeśli zajdzie taka potrzeba, umów się na kolejne spotkanie, podczas którego podasz więcej szczegółów. Ostatecznie, odpowiedź na pytanie o powód może wymagać dodatkowego przemyślenia z Twojej strony. Reszta zespołu również może zadawać pytania dotyczące zwolnienia jednego z nich. Wyjaśnij im, co się stało i dlaczego. Możesz użyć tego przykładu jako metody coachingowej. Zawsze wyrażaj się z szacunkiem i opieraj się na faktach.

Zwalnianie pracownika jest najłatwiejsze, gdy nie trzeba tego robić! Pamiętaj, że możesz w znacznym stopniu ograniczyć liczbę koniecznych wypowiedzeń. Skup na odpowiednio przeprowadzonym procesie rekrutacji i przemyślanym zarządzaniu personelem. A jeśli już musisz kogoś zwolnić, wróć do naszego poradnika. Przygotuj się i poinformuj o wypowiedzeniu umiejętnie i z taktem.

 

Zagłosuj:
    73 głosów, średnia: 4.9 z 5